Serás perdonado por pensar que la contabilidad financiera es un tema complicado y reservado para contadores, analistas y expertos en números. Aunque puede ser una noción compleja, la contabilidad financiera es un tema importante que todos los profesionales deben entender para garantizar el cumplimiento y la rentabilidad. En esta publicación, le quitaremos el misterio a la contabilidad financiera y utilizaremos ejemplos fáciles para explicar qué es y por qué es importante.
¿Qué es la contabilidad financiera?
En palabras simples, la contabilidad financiera constituye la práctica de contabilizar el dinero que entra y sale de una organización. Involucra el registro, la clasificación, el resúmen y el análisis de todas las transacciones financieras.
Registro: Las transacciones se registran como débitos o créditos. Cuando entran fondos a una empresa, se los considera créditos, y cuando salen, débitos.
Clasificación: Hay varias categorías que se utilizan para determinar los distintos tipos de transacciones.
- Ingreso. Esto viene de la venta de bienes o servicios.
- Gastos. Estos incluyen los costos comerciales como salarios, alquileres y servicios.
- Activos. Esto constituye el valor de lo que una empresa tiene. Los activos pueden ser físicos (conocidos como tangibles), como propiedades o equipamientos, o no-físicos (conocidos como intangibles), como bases de datos de clientes y patentes -piensa en propiedad intelectual).
- Pasivos. Esto es lo que una empresa debe. No son solo deudas, también gastos pronosticados, como hipotecas, nóminas y pagos debidos a proveedores.
- Capital. Esto es lo que queda una vez que se le restan los pasivos a los activos. Es propiedad del dueño de la empresa y sus accionistas.
Resúmen: Las transacciones se resumen en distintos informes (hablaremos de esto más adelante).
Análisis: Los datos y la información se analizan para ayudar a tomar decisiones comerciales.
Hay dos tipos de contabilidad financiera: la de caja y la de ejercicio. La contabilidad de caja suele utilizarse para los gastos de dinero de los empleados, como las comidas y los viáticos. La contabilidad de ejercicio es más integral y está “a cargo” de todas las transacciones comerciales.
¿Cuáles son los principios de la contabilidad financiera?
La práctica de la contabilidad financiera se basa en una serie de principios, y los cinco más importantes son:
- Principio de ingresos: Todo lo que ingresa en un negocio se registra cuando un cliente o consumidor acepta un bien o servicio, no necesariamente cuando paga por ello.
- Principio de reconocimiento de gastos: Todos los gastos se registran cuando un negocio confirma los bienes o servicios de una tercera parte, no cuando les dan una factura por ello.
- Principio de correspondencia: Todos los ingresos deben corresponderse con los respectivos gastos. Por ejemplo, supongamos que una agencia de marketing le cobra a un cliente por crear una página web. Los gastos de la agencia por este proyecto incluyen el alojamiento web, el dominio y el tiempo del desarrollador. Estos gastos deben corresponderse con el proyecto.
- Principio de costos: Los costos históricos de los activos y pasivos deben utilizarse, no los actuales o los de reventa. Por ejemplo, el valor de las propiedades cambia con el tiempo, pero en la contabilidad financiera, el valor que debe utilizarse es el histórico, no el actual. Esto es conocido como contabilidad de costos.
- Principio de objetividad: Los únicos datos que deberían utilizarse son los fácticos y los verificables, no los subjetivos o las cifras estimadas.
Estos principios se obtienen por lo que se conoce como los “principios de contabilidad generalmente aceptados” (o GAAP, por sus siglas en inglés.
¿Quiénes utilizan la contabilidad financiera?
Los accionistas externos utilizan la contabilidad financiera para ver el estado actual de los negocios. Por ejemplo, un accionista querrá ver los informes financieros antes de decidir invertir en un negocio, mientras que un proveedor querrá conocer la salud financiera de una compañía antes de conceder un crédito por sus servicios. Por otro lado, los agentes de bolsa utilizan los informes financieros de una compañía para determinar el valor de sus acciones y participaciones. Los auditores, agentes de gobierno y entes regulatorios dependen de los informes financieros para garantizar que las empresas acatan la ley y pagan sus impuestos.
La contabilidad financiera, utilizada por los accionistas externos, no debe confundirse con la administrativa, que es utilizada por los gerentes para ayudarlos a tomar decisiones dentro de una empresa.
Informes financieros
Los contadores utilizan la información contable de una empresa para generar informes, que suelen venir en forma de estados financieros y se publican mensual, bimestral o anualmente. Estos informes se envían a los accionistas externos y están sujetos a auditorías para garantizar su veracidad y su precisión. En resúmen, muestran el rendimiento financiero de una compañía en un período de tiempo determinado, conocido como período contable.
Existen distintos tipos de estados financieros:
Estado de resultados
También conocido como cuenta de resultados (o P+L, por sus siglas en inglés), este informe comienza con un registro de todos los ingresos de un período determinado. Después, se le restan los gastos correspondientes a ese mismo período, y lo que queda es ganancia o pérdida. Esto es conocido como los ingresos netos o el resultado de una empresa.
Tomemos como ejemplo a un estudio jurídico. En el mes de agosto, registró ingresos brutos totales de $50.000 y gastos por $37.500, por lo tanto, sus ingresos netos son de $12.500 ($50.000 – $37.500 = $12.500).
Los estados de resultados se utilizan para determinar los márgenes de ganancia de una compañía, sobre los que puedes leer más aquí.
Balance contable
También conocido como estado de posición financiera, este informe brinda un pantallazo de la salud financiera de una compañía en un momento específico en el tiempo. Considera los activos, los pasivos y el capital. Este informe muestra lo que una empresa tiene (activos), como las cuentas por cobrar, y lo que debe (pasivos), como las cuentas por pagar. Lo que queda es el capital, y es lo que determina el valor de una compañía.
Se lo llama balance contable porque las cuentas siempre estarán equilibradas. Por ejemplo, supongamos que una compañía decide renovar sus oficinas y el trabajo total cuesta $50.000. La compañía utiliza $20.000 en efectivo (el capital) y asume una deuda por $30.000 para pagar el resto (pasivo). Por ende, los activos serán de $50.000.
Activos = Capital + Pasivos
Los balances contables son utilizados por inversores, analistas y accionistas para ayudar a evaluar el posicionamiento financiero de una empresa. Como es un pantallazo general, no muestra tendencias o cambios durante períodos de tiempo. En su lugar,se lo compara con balances contables previos para hacer un seguimiento de los cambios en las finanzas de la compañía.
Estado de flujo de capital
Como el nombre sugiere, el estado de flujo de capital es un informe que realiza un seguimiento del capital que ingresa y egresa de una compañía durante un período de tiempo. Los accionistas utilizan este informe para determinar cómo una empresa administra su capital.
Este informe está compuesto por tres flujos de capital distintos:
- Actividades operacionales. Estas incluyen la venta de bienes y servicios (dinero que ingresa) y salarios y pagos a proveedores (dinero que sale).
- Actividades de inversión. Estas controlan los cambios en los activos y pasivos de una empresa respecto de los equivalentes de capital. Por ejemplo, la compra de un nuevo software aparecería en esta sección como una salida de dinero, ya que es un gasto. La venta de activos como propiedades o equipos sería un ejemplo de ingreso de dinero.
- Actividades de financiación. Esta sección del estado de flujo de capital informa sobre el dinero que entra y sale mediante inversiones, deudas y bonos.
El informe sobre el flujo de capital suma las tres categorías para obtener un flujo de capital federal. Aquí hay un ejemplo, donde la salida se observa entre paréntesis.
Flujo de capital operacional
Ventas – $15.000
Salarios – ($5000)
Otros gastos operativos – ($3000)
Total de flujo de capital operacional = $7000
Flujo de capital de inversiones
Computadoras nuevas – ($2000)
Venta de computadoras viejas – $1000
Total de flujo de capital de inversiones = $1000
Actividades de financiación
Capital recibido por inversores – $4000
Intereses pagados a bonistas – ($2000)
Total de flujo de capital de financiación = $2000
Entonces, el flujo de capital general de la compañía es de $10.000 (Flujo de capital = operaciones + inversiones + financiación).
Este estado acompaña al balance contable y al estado de resultados y también ayuda a determinar la salud financiera de una compañía. Cuanta más liquidez tenga una compañía, mejor será su posición financiera y mayor será el capital que tengan para invertir y crecer, mientras que una empresa con un flujo de capital pobre representa un riesgo para inversores y prestamistas.
Las leyes y regulaciones locales y los GAAP hacen que las empresas se vean obligadas a publicar su información financiera y a tener libros contables. Distintos entes reguladores (como la IRS de Estados Unidos, por ejemplo) y las instituciones financieras hacen que estas reglas se acaten. Las empresas contratan a contadores públicos para que los ayuden a seguir la ley y para entender la información financiera.
¿Por qué es importante la contabilidad financiera?
Los registros contables y la publicación de estados financieros son importantes por las siguientes razones:
- Comunicación con partes interesadas externas: Prestamistas, inversores y accionistas son solo algunas de las terceras partes que utilizan información financiera para determinar la salud financiera de una empresa. Luego, estos usuarios externos interpretan esta información para decidir cuánto invertir o prestar.
- Transparencia: Al publicar sus cuentas e información, las empresas son transparentes a la hora de revelar su rendimiento financiero. Hablaremos más sobre esto más adelante.
- Cumplimiento: Las empresas necesitan cumplir con las leyes e impuestos y también con las normas internacionales de información financiera (NIIF o IFRS, por sus siglas en inglés). Algunos entes contables garantizan este cumplimiento, como la Junta de Estándares de Contabilidad Financiera (o FASB, por sus siglas en inglés) en Estados Unidos.
- Toma de decisiones basada en la información: La contabilidad administrativa es la práctica que incluye informar sobre información financiera de forma interna. Esto permite que los jefes de la compañía aprendan sobre las tendencias y el rendimiento comercial general, que los ayudará a tomar decisiones informadas.
¿Cómo cuidar la rentabilidad?
Uno de los mayores beneficios de informar los datos financieros es que ayuda a los analistas y a los gerentes a entender su negocio y, por lo tanto, a mejorar su rentabilidad. Veamos cómo mantener en orden la rentabilidad.
- Entender los márgenes brutos de ganancias
Utiliza los estados de resultados para entender los márgenes brutos de ganancias sobre los servicios que ofreces. Esto te ayudará a identificar las fortalezas y debilidades de tu rendimiento en la entrega de proyectos y optimizar de acuerdo a ello.
La optimización puede incluir controlar los costos de los bienes y servicios, cambiar precios y administrar el tiempo de los empleados. Hablaremos de estos puntos un poco más abajo, pero puedes leer sobre los márgenes brutos de ganancias aquí.
- Entender los márgenes operativos de ganancias
Los estados financieros también te ayudarán a entender mejor los márgenes operativos de ganancias. Esta métrica considera todos los costos del manejo general del negocio, como los alquileres de las oficinas. Si entiendes esta cifra, verás qué tan eficiente se está manejando tu empresa, lo que te permitirá hacer mejoras.
Por ejemplo, una empresa podría tener un margen bruto de ganancias alto pero márgenes operativos bajos. Esta podría ser una señal de que hay procesos internos ineficaces o gastos altos.
Puedes leer más sobre los distintos tipos de márgenes de proyectos aquí.
- Controlar tus gastos
Para seguir con el tema del último punto, utiliza tus estados financieros para controlar de cerca tus gastos y los cambios que haya. Estos informes desglosan y separan los gastos, lo que permite que quien los analiza vea dónde se está gastando el dinero. Por ejemplo, la pandemia del covid-19 hizo que el trabajo remoto se vuelva la norma y que no se utilicen las oficinas de las compañías. Por eso, una empresa podría decidir implementar un modelo remoto a tiempo completo, limitar el uso de las oficinas o utilizar espacios compartidos para ahorrar en alquileres y reducir costos.
- Cobrar correctamente por los proyectos y servicios
Esto puede parecer obvio, pero muchas empresas y profesionales cobran de menos por sus servicios. Hay muchos motivos por los que esto sucede: subestimar el tiempo que llevará un proyecto, sufrir del síndrome de lavadero (o scope creep) y no cobrarle al cliente por todas las actividades facturables.
Por ejemplo, supongamos que un contador cobra $100 por hora y presupuesta un proyecto por $1500 suponiendo que le llevará 15 horas. Sin embargo, en la práctica lleva mucho más tiempo, porque el contador no calculó con precisión cuánto tiempo invertiría en el proyecto, y tampoco consideraron los tiempos de reunión con el cliente ni los administrativos. El proyecto termina llevando 20 horas, por lo que la tarifa por hora bajó a $75. Estas 5 horas extra también hicieron que el contador se demore y evitaron que tome más proyectos, lo que afectó su rentabilidad.
- Controlar el tiempo invertido en todas las actividades
Los prestadores de servicios profesionales deberían controlar el tiempo que invierten en el trabajo. Si realizan un seguimiento de las horas trabajadas, las empresas y los individuos pueden crear una imagen precisa sobre cuánto lleva realizar distintos tipos de proyectos y utilizar esta información para cobrar futuros proyectos correctamente, ya que saben cuánto tardaron en completar proyectos similares.
- Automatizar procesos
Además de realizar un seguimiento del tiempo, las empresas deberían automatizar la mayor cantidad de procesos posibles. Mediante la automatización de tareas que consumen tiempo, las empresas liberarán el tiempo de los empleados para que puedan invertirlo en trabajo facturable. Por ejemplo, un diseñador gráfico debería invertir su tiempo en completar trabajos para los clientes, no en tareas administrativas como llenar facturas y controlar las horas. Al automatizar estos procesos, los diseñadores gráficos pueden tomar más trabajos en la misma cantidad de horas.
- Invertir en softwares de gestión de proyectos
Para ayudarte a controlar el tiempo y a automatizar proyectos, considera invertir en una plataforma de gestión de proyectos como COR. Estas herramientas automatizan el control del tiempo para tus empleados y contratistas, lo que elimina la posibilidad de que incurran en errores. También le facilita las cosas a tu equipo, ya que estarán menos reacios a registrar sus horas. Estas herramientas también centralizan la comunicación y la información, lo que permite la transparencia.
Al automatizar los procesos y el control del tiempo, también cuidarás del bienestar de tu equipo. El seguimiento del tiempo significa que cobrarán con más precisión y, por lo tanto, que recibirán una tarifa mayor, mientras que la automatización de procesos les quita de encima las tareas tediosas y evita el agotamiento. Si cuentas con un equipo que recibe un salario justo y que no está agotado, cuidarás y atraerás a un talento mejor, lo que implica entregables de mayor calidad y, por supuesto, si tienes altos estándares de trabajo, cobrarás tarifas mayores.
La información y la transparencia son fundamentales a la hora de negociar tarifas más altas. Las plataformas de gestión de proyectos automatizan la creación de informes y los hacen más fáciles de generar y de leer. Entonces, las empresas pueden mostrar los informes a los clientes para justificar los costos de los proyectos. Si tu cliente conoce tu tarifa por hora, puedes utilizar la información histórica del tiempo que lleva completar proyectos para hacer que tus precios sean transparentes. Y si los clientes entienden los precios, estarán más dispuestos a aceptar tu propuesta que la de tu competencia.
Conclusión
La contabilidad financiera es un proceso fundamental de las empresas que permite que los profesionales entiendan las finanzas de su compañía. También permite la transparencia, la toma de decisiones basadas en la información y una mejor rentabilidad.
